可視化することが効率的なスケジューリングの第一歩
スケジューリングの話になりますと、どのような手帳やアプリを使うかという話になりがちですが、それは、「手段」の話ですので、本質的にはそれほど重要な点ではありません。
スケジューリングで一番重要な点は、「何かしらの方法で可視化して１つの場所で管理すること」です。
その理由は、「常に頭の中に細かいスケジュールを記憶しておくこと」は、精神的な疲労感も伴い、頭の容量の無駄遣いであるからです。その分、本来の仕事や勉強そのものに振り向けるエネルギーが少なくなってしまいます。つまり、スケジュール管理は、仕事や勉強の目的ではありませんので、そこに多くのエネルギーを費やす必要はありません。
手帳やアプリなど、スケジュールを管理するための１つの場所を決めて、すべてのスケジュールをそこに入れておけばスケジュールの確認場所は１つに決まるので、そこを見るだけで基本的には済みます。これだけでも、精神的な負荷がかなり軽減されます。
まず、これが第一歩です。これが行われていない状態だと、あとは、何をやってもあまり効果が出てこないと思います。
時間割表とタスクリストの併用
スケジュールの一元化の方法は、職種や立場などによって変わると思いますが、私の場合は、１週間毎に１枚のA４用紙(横方向)にまとめる形をとっています。
私の場合は、職業柄、毎週、同じ時間帯に授業や会議が発生する場面が多く、それを書き込んだ時間割表を横方向のA４用紙の上段に表形式で記載する形にして、その用紙を紙に印刷して使います。それによって、拘束されない時間が空白となりますので、視覚的に空き時間が分かります。
時間的に拘束されない仕事は、いつ進めても大丈夫ですので、小さな単位の仕事(タスク)に分けて、時間割の下に空白を設けておいて、そこに手書きで書きこんでいきます。
このようにしておくことで、表の中の空白の時間帯になったら、その下のタスクリストをみて、順番にタスクを実施していきます。実行するタスクの順番は、あまり深くは考えません。あるタスクを行っている時に、別のタスクを行った方が良いと判断した場合は、躊躇なくそちらのタスクに移っていきます。一日で、すべてのタスクが完了したらOKというスタンスで仕事を進めています。
もし、出来ないタクスが発生した場合は、消しゴムで消して、新たに実施する日を決めて、その欄に書きこみます。何度も先送りされるタクスは、重要ではないと判断して、途中で消してしまうこともあります。
私の場合は、この程度の可視化の方法で十分です。それ以上の可視化だと、可視化すること自体に疲れてしまい、時間も無駄になりますので、最終的にこの方法に落ち着いています。
現在、自分で作成した紙ベースで管理する理由としては、丁度良い手帳やアプリがないからです。アプリで、細かいタスクを入力して管理するのは。疲れてしまうという理由もあります。
あと、時間割は持ち歩く必要がありますので、二重管理になりますが、仕方がないので、アプリを使って入力します。授業の場合は、最初の授業開始日と最後の授業終了日、祭日に授業がある場合には「授業アリ」とだけ記載します。その他の平日の授業は、日時が決まっていますので、特に入力せずとも分かりますので、問題ありません。
会議は、基本的には、日時が決まっているものは、まとめて１年間入力します。その上で、変更になる場合は、その都度修正します。イレギュラーに発生する会議も、その都度入力します。
また、家に持ち帰る仕事がごくまれに発生した場合には、自分宛てのメールを入れて必要なファイル等も送っておき、自宅で仕事が完了した後には、再度、自分宛てにメールでファイルを送っておきます。
個々の人の状況で変わってきますので、少しずつ試行錯誤しながら、最適な可視化の方法を見つけて頂ければと思います。
