作業・仕事の効率化が必要な理由
今回のテーマは、作業や仕事の効率化、学生の皆さんの場合は、勉強等の効率化について取り上げたいと思います。このテーマは、色々な人が本を書いたり、マスメディアを通じて情報発信したりしています。
実に色々な方法が提案されていますが、最終的には、自分に合った方法を見つけて、同じ作業や仕事、勉強などを短時間で良い成果を上げればよいでしょう。
その結果として、以下のようなメリットが出てきます。
- 短時間で、作業・仕事や勉強が完了するために、他に自分で使える時間が増える。
- 自分で使える時間が増えることによって、気分的に余裕が出てきて、リラックスできる。
- リラックスすることによって、周りに良い影響を与えることができる。その結果、新しいチャンスが舞い込むことにつながりやすくなる。
- 自分で使える時間が増えることによって、他の発展的な仕事(新規企画や調査など)・勉強(予習や苦手分野の克服など)に多くの時間を割けるようになる。
- 発展的な仕事や勉強をしていくことで、新しい仕事上のチャンスが舞い込んでくるようになり、勉強においては、飛躍的な成績の向上も可能となる。
他にも、考えていけば沢山のメリットをあげることが出来ます。
作業の効率化の方法
作業は、既に存在している既存の仕事で、手順が決まっているルーティーンといえるような仕事です。作業の効率化の場合は、如何に短時間に作業内容を理解して、可能な限り自動化して自分の手を動かさずにすむようにすることがポイントです。作業は、基本的には、他の人が内容を決めてマニュアル化しているものであり、同じことの繰り返し部分が非常に多いので、ITツールを使用して自動化できるものは、積極的に自動化していく必要があります。
その効率化が出来る代表的な仕事が、事務職の仕事の中の定型的なルーティーンの仕事です。例えば、出張の申請を行う時に、行き先や日程、交通手段などの情報を情報システムに入れておけば、出張後の報告書にそれらの情報を再入力することが不要となり、その他の最低限の情報を入力するだけで済ますようにすることができます。
申請書や報告書は、１人１回分でしたらそれ程大変な手間にはならないですが、それが多人数となり、１人が何回も出張にいく状況の場合は、自動化することで、申請や報告する立場の人とそれに対応する事務職の人の作業量は、かなり削減されることになります。
理想的には、自動化の仕組みを作る所までを人の手で行って、それ以外は、ITツールの自動運用が良いです。最近でできたRPAは、その先端的なものです。但し、RPAを導入するコストとの兼ね合いもあるので、その点を考慮しながら自動化する必要があります。
仕事の効率化
仕事は、作業とは異なり、非定型的な部分が多い仕事で、一つ一つの仕事の観点では、効率化が難しいことが多いと思います。しかしながら、複数の仕事の繋がりを意識することにより、効率化が可能となり部分もあると思います。
例えば、情報システムを設計する作業を考えてみます。同業種のA社で設計した経理業務システムの設計書を元に、異なるB社の経理システムの設計の場面で、A社の設計書を元に、異なる部分に対して、追加・修正・削除の作業を行っていくことで、場合によっては、大幅に時間の短縮を行うことが可能となります。同じ業種なので、業務の手順・プロセスが似ていることも多いと考えられるので、そのようなアプローチが成功すれば、大きな効果を得ることができます。
その他の例として、営業職の人が、お客様に提出する商品やサービスの提案書なども、テンプレート化しておいて、全ての営業マンが共通的に使えるようにしておき、それに対して、個々の営業職の人が、個別のお客様に対する部分のみ、追加・修正・削除などを行うことで、提案書の作成に関する工数を大幅に低減できます。
また、提案書をテンプレート化することで、すべての営業職の人がある一定水準の提案が出来るようになり、会社全体としてのサービスレベルの向上を図ることができるので、お客様としても、安心して提案をお願いすることができます。個々の担当者の力量によって、サービスの格差がある会社には、お客様側としては、安心してお願いすることが出来ない為、別の会社の方に流れていってしまう可能性もあります。
効率化の先にあるもの
効率化は、仕事でも勉強でも目的の一つではありますが、もっと大きな点、例えば、より大きな仕事をして充実した人生を送る、あるいは、趣味や余暇に時間を使って楽しい人生を送る、ボランティアの仕事を別に行って社会貢献に時間を費やして人生を送る、など、個々の人にとって、よいと思われる人生を送るために必要な時間の捻出を行うことが、効率化の本当の目的であると思います。
「Time is money.」 ではなく、「Time is life.」です。
その意識が強くなればなる程、効率化の必要性が増してくますので、色々な工夫をするようになります。
効率化が最終目的になってくると、段々、息苦しくなってきて、常に疲れている人生を送ることになりがちです。組織で働く立場の人の場合、自分の裁量で物事を決めることが難しいために特にそうなりがちですが、仕事を通じてどのような人間になりたいのか、そして、定年後も続く人生の中で、どのような生き方をしたいのかを考えてみると、自分の中での自分の仕事の位置づけが、単にお金を稼ぐだけではない別の意味合いが出てくると思います。
年齢の若い人は、今の仕事で開発される能力や経験が蓄積されていくことで、この先、何回も人生のステージがあがる時がきます。そうすると、今のような大変な思いばかりではなく、ステージがあがる度に違う風景が見えるので、それを楽しみに、効率化をして、出来るだけ沢山の仕事を通じた能力開発や経験をしていってください。
